Logiciel réservation restaurant gratuit : les 4 modèles, et les questions à poser avant de vous inscrire

Une précision avant d'aller plus loin : je vends moi-même un module de réservation, payé au mois, sans commission. Je suis donc juge et partie : mon module relève de l'un des modèles décrits ici. Les questions qui suivent, je les pose aussi à mon propre outil, et mes réponses sont plus bas.

Je ne peux pas vous dire quel outil remplira le mieux votre salle : personne ne le peut sans la connaître. Je peux vous aider à lire une offre avant de la signer.

Logiciel réservation restaurant gratuit : quels sont les 4 modèles ?

Quatre modèles reviennent quand on cherche un outil sans frais. Chacun a sa logique, et chacun peut convenir à une maison. L'essentiel est de savoir lequel vous signez.

Pour reconnaître le modèle d'une offre, ouvrez sa page des tarifs et cherchez trois mots : plafond, commission, abonnement. S'ils n'y sont pas, posez la question avant de remplir le moindre formulaire.

Le gratuit plafonné

L'outil ne coûte rien jusqu'à un seuil : un nombre de réservations ou de couverts par mois, ou un jeu de fonctions de base. Au-delà, on passe à une formule payante.

À demander : quel est le plafond, et que se passe-t-il le soir où vous le dépassez ?

La commission sur les couverts apportés

Ici, vous payez au résultat. La plateforme prend une commission sur les couverts qu'elle vous apporte, au taux ou au montant fixé par votre contrat. En échange, elle vous montre à ses propres utilisateurs : c'est un service réel.

À demander : sur quelles réservations la commission s'applique-t-elle, celles de votre propre site comprises ou non, et un abonnement s'y ajoute-t-il ?

Ce que ce modèle pèse sur un an, face à un montant fixe, se calcule avec vos chiffres : le calcul est posé dans le guide de la réservation en ligne : commission ou montant fixe.

L'abonnement fixe

Un montant fixé d'avance, par mois ou par an, sans commission sur les couverts. Il n'a rien de gratuit, mais il répond à la même envie : ne rien payer sur vos couverts. C'est le modèle de mon module, comme celui d'autres outils.

À demander : qu'est-ce qui est compris dans le montant, et pour combien de temps vous engagez-vous ?

Le cahier papier

Il ne demande aucune inscription et se paie surtout en temps au téléphone ; ses vraies qualités sont pesées dans le face-à-face entre cahier de réservation et carnet en ligne.

Gratuit jusqu'où : plafonds, options payantes, rappels, langues ?

Un outil peut être gratuit pour l'essentiel et payant pour le reste. Une option payante n'a rien d'anormal : un SMS a un coût, une traduction aussi. L'important est de savoir où passe la frontière avant de vous inscrire, et de l'avoir par écrit.

• Le plafond. Combien de réservations ou de couverts par mois ? Le compteur repart-il à zéro chaque mois ? Et si vous dépassez un samedi soir, la prise de réservation s'arrête-t-elle, ou une formule payante démarre-t-elle d'elle-même ?
• Les rappels. Le rappel de la veille part-il par courriel ou par SMS ? Les SMS sont-ils compris, ou comptés à part ?
• Les langues. Une partie de vos clients parle néerlandais, allemand ou anglais ? Vérifiez que la page de réservation, la confirmation et le rappel existent dans leur langue, pas seulement l'écran d'accueil.
• Votre site. Le formulaire se pose-t-il sur votre propre site, à vos couleurs, ou seulement sur une page qui porte l'adresse de l'outil ?
• La salle. Plan de salle, tables qu'on assemble, temps à table : compris dans la version gratuite, ou en option ?
• Les accès. Combien de personnes peuvent ouvrir le carnet, et sur combien d'appareils ? Votre serveur voit-il la même chose que vous ?
• L'aide. Qui vous répond quand ça coince un vendredi à 19 h, par quel moyen, et dans quelle langue ?
• Les changements. Si la version gratuite évolue, êtes-vous prévenu, et combien de temps avant ?

Un système de réservation gratuit pour restaurant se compare sur ces huit lignes, pas sur son nom.

Pourrez-vous emporter votre fichier de réservations si vous partez ?

On choisit un outil en pensant au premier jour. Pensez aussi au dernier : le jour où vous changerez, vos réservations à venir doivent pouvoir vous suivre, avec les coordonnées des clients qui les ont faites.

Imaginons : un lundi de mars, vous décidez de changer d'outil. Les communions, la fête des mères et une partie de l'été sont déjà dans le carnet. Si ces réservations ne sortent pas proprement, quelqu'un passera ses soirées à les recopier, et une table risque d'être oubliée.

Quatre questions à faire confirmer par écrit, dans le contrat ou ses conditions :

1. Pouvez-vous exporter vous-même, à tout moment, sans rien demander ?
2. Dans quel format : un fichier qu'un tableur ouvre, ou une liste à recopier à la main ?
3. Que contient l'export : les réservations à venir, l'historique, les noms et numéros, les remarques ?
4. Combien de temps après votre départ pouvez-vous encore le demander, et que deviennent les données ensuite ?

Un repère pour lire le contrat : si le fournisseur y est présenté comme sous-traitant (il traite les données de vos clients pour votre compte), le RGPD impose que ce contrat règle la sortie. Au terme du service, le fournisseur supprime ces données ou vous les renvoie, selon votre choix, sauf si une loi l'oblige à les garder. Le Comité européen de la protection des données le détaille dans ses lignes directrices sur le responsable du traitement et le sous-traitant (nouvel onglet).

Le geste à faire dès l'inscription, quel que soit l'outil : un premier export, pour voir ce qu'il contient. Mieux vaut le découvrir un mardi tranquille que le jour du départ.

Un outil de réservation se choisit aussi par sa porte de sortie.

Ce que je réponds pour mon module

Les réponses sont écrites dans mon contrat de traitement des données. Vos réservations s'exportent quand vous voulez, sans passer par moi, tant que votre compte est actif ; si votre accès est suspendu pour un impayé, elles ne sont pas retenues pour autant : je vous les remets sur demande. À la fin du contrat, vous avez trente jours pour choisir : je vous les rends dans un fichier qu'un tableur ouvre, ou j'efface tout. Sans réponse dans ce délai, j'efface.

Une limite, dite franchement : la fiche d'un client s'efface trente jours après son repas. Il n'en reste qu'une empreinte, qui ne permet pas de retrouver ses coordonnées et sert, douze mois, à repérer les absences répétées. Vous emportez donc vos réservations, mais les coordonnées des clients seulement pour les repas à venir ou des trente derniers jours. Ce module ne sert pas à constituer un fichier de clients.

Dans l'autre sens, si vous arrivez avec un carnet déjà rempli ailleurs, vos réservations à venir sont reprises sans qu'aucun message parte vers vos clients. Celles qui ne peuvent pas être posées, une heure hors de votre grille ou une salle déjà complète, sont mises de côté, avec de quoi rappeler les clients concernés.

Et le lien de votre fiche Google ?

Sur votre fiche Google, le bouton de réservation peut mener à deux sortes de liens. Votre propre lien, que vous ajoutez vous-même et pouvez désigner comme lien de prédilection. Ou un lien fourni par un partenaire de Google, qui peut s'afficher automatiquement : selon l'aide de Google (nouvel onglet), le fournisseur doit le retirer dans les cinq jours après avoir reçu votre demande.

Avant de vous inscrire, demandez lequel des deux l'outil utilise, et ce qu'il devient si vous partez. Le module que je vends passe par votre propre lien : il n'est pas un fournisseur partenaire de Google. Le pas à pas est dans le mode d'emploi du bouton Réserver de Google.

Quelles sont les 10 questions à poser avant de vous inscrire ?

Le meilleur logiciel de réservation pour un restaurant n'existe pas dans l'absolu. Il y a celui qui répond clairement, et par écrit, à ces dix questions pour votre salle. Envoyez-les par courriel avant tout rendez-vous : une réponse écrite se relit, un souvenir de conversation non. Cochez ensuite au fil des réponses.

Deux lignes méritent un mot de plus.

Le compte client. C'est une étape de plus, sur un petit écran, entre l'envie de réserver et la table. Faites l'essai vous-même avant de juger.

Les cookies. Selon l'Autorité de protection des données (nouvel onglet), aucun cookie ni autre traceur qui n'est pas strictement nécessaire ne peut être placé ou lu sur l'appareil d'un visiteur, ordinateur, téléphone ou tablette, avant son consentement. Demandez donc la liste de ce que l'outil dépose, et si votre bandeau de cookies doit en tenir compte.

Comment tester un outil sans risquer votre service du samedi ?

Un outil se juge en service, pas sur une page de présentation. Mais on ne fait pas ses essais un samedi à 20 h. Voici un ordre qui laisse le temps de corriger.

1. 01

   Décrivez votre salle sur papier.

   Vos tables par taille, celles que vous assemblez, le temps moyen à table : sans cela, aucun outil ne se règle. Suivez la méthode pour dessiner votre plan de salle.

2. 02

   Réservez comme un client.

   Depuis votre GSM, hors du wifi du restaurant : comptez les écrans, notez ce qu'on vous demande, lisez la confirmation, attendez le rappel, puis annulez. Chronométrez aussi : c'est le temps que vous demanderez à chaque client.

3. 03

   Essayez les cas qui fâchent.

   Une table de six au coup de feu, une réservation pour le soir même, un client qui change d'heure, un autre qui ne répond pas au rappel, une annulation de dernière minute. Regardez ce que voit le client, puis ce que voit la salle.

4. 04

   Ouvrez petit.

   Un service calme d'abord, ou quelques tables si l'outil le permet. Gardez le cahier à portée de main deux ou trois semaines, mais notez chaque réservation dans l'outil : un seul carnet fait foi. Le samedi viendra quand la semaine tournera.

Mon module passe la même grille. Ses réponses sont écrites ici, sur sa page, avec son prix affiché avant tout appel, et dans le contrat de traitement des données : sans commission, sans engagement de durée (vous arrêtez quand vous voulez, l'arrêt prend effet à la fin du mois déjà payé), sans compte client, et un bloc de réservation qui n'écrit rien sur le téléphone de vos clients, ni cookie ni pixel. Les courriels de confirmation et de rappel, eux, portent le suivi d'ouverture du service d'envoi : c'est écrit à l'article 7 du contrat de traitement. Je ne vous dirai pas qu'il remplira votre salle : je ne le sais pas, et personne ne peut le savoir d'avance.

Easy Studio, c'est moi, Steeve Guille, à Aywaille. Avant de vous inscrire où que ce soit, prenez la grille et posez-la à l'outil qui vous tente, le mien compris.